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POLÍTICA DE PRIVACIDAD, TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE ÚNICO INTERIOR S.A.S.

La sociedad ÚNICO INTERIOR S.A.S, con domicilio principal en la dirección Carrera 50ª # 43 -13 INT 115 de la ciudad de Itagüí- Antioquia, con página web mundounico.com.co y teléfono de contacto (057) (604) 4806770 e identificada con el Nit No. 811.007.707-2, en adelante LA SOCIEDAD, en su calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, con miras a proteger y asegurar a los titulares de los datos personales un debido tratamiento de su información personal y dando cumplimiento a las estipulaciones señaladas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1081 de 2015, el Decreto 255 DE 2022 y demás normas sobre la materia; procede a emitir la siguiente política de privacidad, tratamiento y protección de datos personales, la cual será aplicada a todos los datos y/o archivos que contengan datos objeto de tratamiento.

El propósito principal de esta política es poner en conocimiento de los titulares de los datos personales, los derechos que les asisten, los procedimientos y medios de comunicación dispuestos por la sociedad para hacer efectivos sus derechos e informarle el alcance y la finalidad del tratamiento al cual serán sometidos los datos personales recolectados


DEFINICIONES PRINCIPALES.

Para la presente política de tratamiento de la información se tendrá en cuenta los parámetros establecidos en la a Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y cualquier otra norma que la modifique, adicione o derogue. en la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos y se tendrá en cuenta las definiciones establecidas en el artículo 3 de la norma citada.


PRINCIPIOS.

La sociedad, en el desarrollo de sus actividades comerciales recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá y realizará diversas operaciones sobre los datos personales de los titulares. En todo tratamiento de datos personales realizado por la sociedad, los responsables, encargados y/o terceros a quienes se les transfiera datos personales, observarán y darán cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y cualquier otra norma que la modifique, adicione o derogue.


TRATAMIENTO Y FINALIDADES.

Los datos registrados son administrados por el área encargada según corresponda a la base de datos, como de todo dato e información respecto de la cual se realiza un tratamiento físico y digital con el fin de llevar un registro actualizado de los titulares de la información registrados en la sociedad, con el fin de cumplir con los procedimientos internos y legales frente al titular del dato, entidades públicas, administrativas, judiciales, normas de protección de datos y demás tratamientos para los que se hizo la recolección de la información. Todos los responsables, encargados y terceros autorizados que tengan acceso a los datos personales por virtud de Ley, contrato o solicitud de autoridad competente, guardarán y tratarán el dato dentro de las siguientes:


INALIDADES GENERALES DE LAS BASES DE DATOS DE LA SOCIEDAD:

  1. Cumplimiento y desarrollo del objeto social de la sociedad.
  2. Mantener, archivar y procesar por computadora u otros medios, la información recolectada y relacionada con los titulares de la información.
  3. Cumplir con los procesos internos de la sociedad en materia de control y gestión de calidad.
  4. Cumplir con las obligaciones legales, contractuales, administrativas, fiscales, tributarias y de control.
  5. Para publicación, traslado y envío de: información, comunicados, solicitudes, cotizaciones, productos, bienes y/o servicios.
  6. Llevar un registro actualizado de los datos recolectados de los titulares de la información, para el desarrollo de estadísticas, encuestas, propuestas económicas, planes de acción, reportes e informes
  7. La ubicación y localización de los titulares de la información con fines laborales, contractuales o comerciales.
  8. Proceso de archivo, actualización de los sistemas informáticos, base de datos, protección y custodia de información de los titulares de los datos.
  9. La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos para fines comerciales, administrativos, contractuales y/o operativos.
  10. Las demás finalidades que surjan en el transcurso de las relaciones sostenidas con la sociedad o el titular según el tipo de información y vinculación.

FINALIDAD DE BASES DE DATOS PARA ACCIONISTAS.

  1. Gestionar toda la información y documentación necesaria para el cumplimiento de las obligaciones legales con los accionistas.
  2. Cumplir con los procesos internos de la empresa en materia de administración y entrega de informes a los accionistas.
  3. Cumplir con las citaciones a asamblea ordinaria y extraordinaria de conformidad con la Ley.
  4. Realizar el proceso de archivo, actualización en los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de accionistas.
  5. Transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos y/o operativos, incluyendo, pero sin limitarse a la expedición de carnets, certificados personalizados y certificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes
  6. Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el porcentaje de las acciones o enajenación y/o adquisición de las mismas.
  7. Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento, las cuales serán comunicadas a los accionistas en el momento de la recolección de los datos personales, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de la empresa.

FINALIDAD DE BASES DE DATOS DE CLIENTES/ USUARIOS.

  1. Gestionar toda la información necesaria para la correcta identificación del cliente en el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales para la expedición de facturas y trazabilidad de transacciones.
  2. Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con los datos de los clientes.
  3. Cumplir con los procesos internos de la sociedad en materia de administración de clientes.
  4. Con el proceso de archivo, actualización de los sistemas, protección y custodia de la información y bases de datos de clientes.
  5. Procesos al interior de la sociedad, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de clientes, solicitudes de crédito, información contable, y tributaria.
  6. Transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos y/o operativos, incluyendo, pero sin limitarse a la expedición de carnets, certificados personalizados, certificaciones a terceros, reporte y consulta en centrales de riesgos, consulta de capacidad financiera, y demás que se requieran por los proveedores y/o contratistas de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
  7. Elaborar estudios de gestión y mercadeo.
  8. Envío de publicidad, ofertas e información comercial de la sociedad y de los productos y/o servicios por cualquier medio de comunicación (web, física).
  9. Diseño de publicidad con los clientes para reconocimiento y posicionamiento estratégico.
  10. Participación en distintos tipos de encuestas o concursos, mediante registros o formularios online e información de apertura de nuevas tiendas.
  11. Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento, las cuales serán comunicados a los clientes en el momento de la recolección de los datos personales, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones contractuales legales y regulatorias, así como de las políticas de la sociedad.

FINALIDAD DE BASES DE DATOS PARA TRABAJADORES/ ASPIRANTES.

  1. Para gestionar toda la información necesaria para la recolección de los datos del aspirante relacionado a cualquier proceso de selección presente o futuro, y para la elaboración de pruebas psicotécnicas, entrevistas y demás documentación y/o procesos relacionados a los procesos de selección.
  2. Gestionar toda la información necesaria para la recolección de los datos del trabajador y sus familiares con fines de afiliación a los sistemas de seguridad social integral, vinculación contractual, pago de nómina y cumplimiento de las obligaciones como empleador.
  3. Para la localización y ubicación del trabajador y/o familiares, con fines informativos de las situaciones laborales, casuales o circunstanciales, cuando los trabajadores no puedan informar por sus propios medios.
  4. Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el trabajador y/o sus familiares.
  5. Cumplir con los procesos internos de la sociedad en materia de administración de novedades de los trabajadores, incapacidades, ausentismos, y autorizaciones. Igualmente, para la liquidación de prestaciones sociales y contractuales.
  6. La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos que tengan por objeto fines comerciales, financieros, administrativos y/o operativos, incluyendo, pero sin limitarse a la expedición de carnets y certificados; valoraciones médicas de ingreso, periódicas o de egreso; capacitaciones laborales y de riesgos; solicitudes de créditos, prestamos financieros o por libranza, a petición del trabajador.
  7. Para la realización de entrevistas con fines de ascenso, desempeño de funciones, descargos y aplicación de sanciones de acuerdo al reglamento interno de trabajo, contrato laboral y normas laborales
  8. Los datos de los hijos de los trabajadores de la sociedad, son otorgados por estos para los fines estrictamente de vinculación como beneficiarios de los sistemas de salud, planes familiares, subsidios y/o auxilios que le puedan corresponder directamente y por intermedio de la sociedad. Esta información tiene las finalidades expresas de la presente política y será tratada con los lineamientos establecidos en el artículo 2.2.2.25.2.9. del decreto reglamentario 1074 de 2015
  9. Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento, las cuales serán comunicadas a los trabajadores en el momento de la recolección de los datos personales, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de la sociedad

FINALIDAD DE BASES DE DATOS DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS.

  1. Gestionar toda la información necesaria para la verificación de la idoneidad profesional, técnica y personal, así como para el registro y elaboración de los contratos con proveedores y contratistas, en cumplimiento de las obligaciones comerciales y administrativas.
  2. Solicitar y llevar un registro de las cotizaciones, compras y/o servicios, adquiridos por la sociedad con los proveedores y contratistas.
  3. Cumplir con los procesos internos de la sociedad en materia de administración de proveedores, contratistas y terceros.
  4. Cumplir los contratos celebrados con los proveedores y contratistas, en la adquisición de bienes o de servicios.
  5. Procesos al interior de la sociedad, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de proveedores y contratistas para el pago de facturas y créditos; información contable, tributaria, de gestión de cartera y expedición de certificaciones comerciales.
  6. Para el proceso de archivo, actualización de los sistemas de información, de protección y custodia de información y bases de datos de proveedores y contratistas.
  7. La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos y/o operativos, incluyendo, pero sin limitarse a la expedición de carnets, certificados personalizados, certificaciones a terceros, y demás de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
  8. La transmisión de datos a clientes con el fin del cumplir con obligaciones contractuales a través de proveedores y contratistas.
  9. Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el registro de los proveedores y contratistas
  10. Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento, las cuales serán comunicadas a los proveedores y contratistas en el momento de la recolección de los datos personales, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de la sociedad.

FINALIDAD TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES:

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual.

Los datos sensibles recolectados serán tratados con las siguientes finalidades:

  1. Condiciones del estado de salud para nuestros empleados, con el fin de identificar las medidas de seguridad y salud en el trabajo.
  2. Fines estadísticos en materia de seguridad y salud en el trabajo.

Lo anterior, sin perjuicio de los derechos que le asisten a los titulares de la información y de que trata la presente política.


DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES.

De acuerdo con la Ley, los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:

  1. Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a LA SOCIEDAD, en su condición de responsable del tratamiento.
  2. Por cualquier medio valido, solicitar prueba de la autorización otorgada a LA SOCIEDAD, en su condición de Responsable del Tratamiento.
  3. A recibir información por parte de LA SOCIEDAD previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales
  4. Acudir ante las autoridades legalmente constituidas para presentar quejas por, infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente, previo trámite de consulta o requerimiento ante el Responsable del Tratamiento.
  5. Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
  6. Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  7. Las demás mencionadas en las normas vigentes sobre Habeas Data.

Así mismo podrán ejercer los derechos del titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.


OFICIAL DE PRIVACIDAD.

a sociedad ha designado como oficial de privacidad al señor DUVAN JIMÉNEZ, quien se encargará de ahora en adelante de la recepción y contestación de las peticiones, quejas, reclamos y consultas, que los titulares de la información tengan sobre el tratamiento de su información.

  • Dirección electrónica: protecciondedatos@mundounico.com.co
  • Dirección física: Carrera 50ª # 43 -13 INT 115
  • Teléfono: (057) (604) 4806770

PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.

La sociedad dispondrá de mecanismos para que el titular, sus causahabientes, representantes, apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, o los representantes de menores de edad titulares, formulen las consultas o reclamos respecto de las cuales son los datos personales del titular que reposan en las bases de datos de la sociedad.

Estos mecanismos podrán ser ejercidos por la dirección física, electrónica o al teléfono mencionado en el capítulo anterior.


CONTENIDO DE LA CONSULTA O RECLAMO.

Deberá dirigirse al Oficial de Privacidad, por vía electrónica a la dirección de correo antes mencionada, y deberá contener:

  • El nombre y documento de identificación del titular.
  • Una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección, supresión, o cumplimiento de deberes) y/o la descripción de los hechos que dan lugar a la consulta
  • Indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante
  • Acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.
La sociedad antes de atender el reclamo verificará la identidad del titular del dato personal, su representante y/o apoderado. Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso, si la consulta o reclamo no está completa o no se logra verificar la información del titular, LA SOCIEDAD informará tal situación al reclamante para que proceda a rectificar su petición en los términos mencionadas en la ley.

TÉRMINOS DE RESPUESTA.


Trámite de las Consultas El término máximo para responder: diez(10) días hábiles contados a partir del día siguiente Si no es posible atenderla dentro de dicho término, se TIENE que informar al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud
El término adicional NO podrá superar los cinco (5) días hábiles al vencimiento del término máximo
rámite de los reclamos. El término máximo para responder: quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no es posible atenderla dentro de dicho término, se TIENE que informar al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud.
El término adicional NO podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término máximo.
Reclamaciones en casos de suplantación de identidad. El término máximo para responder: diez (10) días siguientes contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo

SISTEMA DE VIDEO VIGILANCIA.


Los sistemas de Video Vigilancia implican la recopilación de imágenes de personas, es decir, de datos personales (sensibles) de acuerdo con la definición contenida en la Ley 1581 de 2012.

Por esta razón, esta Política de Tratamiento de Datos Personales permite instrumentar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales tanto en las oficinas como en los puntos de venta de ÚNICO INTERIOR S.A.S para efectos de garantizar el control, parametrización y trazabilidad de los sistemas de monitoreo por Video Vigilancia.

Los datos tratados mediante sistemas de Video Vigilancia serán preservados cumpliendo todas las disposiciones legales que garanticen la privacidad de los mismos. En este sentido, el suministro de estos podrá estar restringido o limitado para efectos de resguardar la privacidad o por motivos de seguridad.


FINALIDAD


Las finalidades específicas para el tratamiento de datos recolectados mediante sistemas de video vigilancia serán las siguientes:

  1. Recopilación de imágenes de video de los visitantes y empleados en las oficinas.
  2. Recopilación de imágenes de visitantes a las instalaciones de LA SOCIEDAD y los puntos de venta.
  3. Contar con medidas de seguridad para el monitoreo de incidentes.
  4. Disuadir conductas irregulares de terceros.
  5. Controlar el ingreso de usuarios, visitantes y empleados a las instalaciones de LA SOCIEDAD.
  6. Requisitos Certificación BASC, OEA y Seguridad y Salud en el Trabajo.

Cada cámara de seguridad que haya sido instalada por r LA SOCIEDADcuenta con un aviso de privacidad, el cual informa a todos los usuarios, visitantes y empleados que se encuentra grabando y monitoreando para fines de seguridad y los contenidos en la presente Política. Es por esta razón, que los titulares de la información dan su autorización mediante conductas inequívocas, las cuales permiten concluir a los responsables que se otorgó la autorización, pues se comunica previamente a las personas que van a ingresar a un establecimiento que sus imágenes van a ser captadas, conservadas o usadas de cierta manera y, conociendo tal situación, los titulares ingresan al establecimiento.


TEMPORALIDAD

Los datos personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra base de datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para el cumplimiento de las finalidades mencionadas en esta política. Esta política entra a regir a partir del 16 de agosto de 2022.